# یوزرمنوال سیستم مدیریت درخواست خرید صنعتی (RFQ-Core)

نسخه راهنما برای کاربران نهایی (مدیران، کارشناسان فنی/مالی)

---

## ۱. این سیستم چیست؟

سیستم برای مدیریت **درخواست‌های خرید صنعتی** از لحظه دریافت درخواست مشتری تا پیشنهاد فنی/مالی، برد/باخت، خرید و حمل، و پیگیری مطالبات طراحی شده است.

با این سیستم می‌توانید:

- پرونده‌های درخواست را ثبت و پیگیری کنید
- وضعیت هر پرونده را در **پایپ‌لاین (کانبان)** ببینید
- مخاطبان و سازمان‌ها را مدیریت کنید
- وظیفه به کارشناسان بسپارید
- اسناد (پیشنهاد فنی، مالی، فاکتور) ثبت کنید
- گزارش مدیریتی بگیرید

---

## ۲. ورود به سیستم

1. آدرس سیستم را در مرورگر باز کنید (مثلاً آدرسی که مدیر IT داده است).
2. **ایمیل** و **رمز عبور** خود را وارد کنید.
3. روی ورود بزنید.

> حساب کاربری را خودتان نمی‌سازید. فقط **مدیر سیستم** برای شما حساب می‌سازد.

اگر رمز را فراموش کردید، به مدیر سیستم پیام دهید (تغییر رمز از تنظیمات کاربران توسط ادمین انجام می‌شود).

---

## ۳. نقش‌های کاربری (خلاصه)

| نقش | تقریباً چه کارهایی می‌تواند |
|-----|------------------------------|
| **ادمین** | همه چیز + تنظیمات + ساخت کاربر مدیر |
| **مدیر فنی / مدیر مالی** | داشبورد، گزارش، پرونده، وظیفه ساختن، بیشتر عملیات مدیریتی |
| **کارشناس فنی / مالی / کارشناس** | کار روی پرونده‌ها، مخاطب، وظایف محول‌شده و تیمی |
| **بیننده (در صورت تعریف)** | مشاهده محدود |

منوی سمت راست/چپ بسته به نقش و ماژول‌های فعال فرق می‌کند. اگر گزینه‌ای را نمی‌بینید، یا نقش شما اجازه ندارد یا آن ماژول خاموش است.

---

## ۴. منوی اصلی

معمولاً این بخش‌ها را می‌بینید:

| منو | کاربرد |
|-----|--------|
| **جستجو** | پیدا کردن سریع پرونده، مخاطب، سازمان، سند، وظیفه |
| **داشبورد** | خلاصه آماری (برای مدیران) |
| **پایپ‌لاین** | نمای ستونی وضعیت پرونده‌ها (کانبان) |
| **پرونده‌ها** | فهرست و مدیریت پرونده‌ها |
| **وظایف** | کارهای محول‌شده |
| **تقویم** | موعد وظایف روی ماه |
| **مخاطبان / سازمان‌ها** | دفترچه تماس و شرکت‌ها |
| **اسناد** | پیشنهادها و فاکتورها |
| **ایمیل‌ها** | ثبت/ارسال و لینک به پرونده |
| **گزارش‌ها** | گزارش مدیریتی |
| **اعلان‌ها** | پیام‌های سیستم برای شما |
| **پروفایل** | نام، عکس، زبان |
| **تنظیمات** | فقط ادمین |

---

## ۵. سازمان‌ها و مخاطبان

### ۵.۱ سازمان (شرکت مشتری یا تأمین‌کننده)

1. از منو **سازمان‌ها** را باز کنید.
2. **ایجاد** را بزنید.
3. نام سازمان، نوع (مشتری / تأمین‌کننده / هر دو)، تماس و آدرس را پر کنید.
4. اگر فیلد سفارشی تعریف شده باشد، همان‌جا پر می‌شود.
5. ذخیره کنید.

### ۵.۲ مخاطب (شخص)

1. **مخاطبان → ایجاد**
2. نام، نام خانوادگی، سازمان مرتبط، سمت، ایمیل، تلفن/موبایل را وارد کنید.
3. ذخیره کنید.

### ۵.۳ کارت مخاطب

روی مخاطب کلیک کنید تا **کارت** باز شود:

- اطلاعات تماس (قابل کپی)
- یادداشت‌های محرمانه (در صورت دسترسی)
- پرونده‌ها و ارتباط‌های مرتبط

> یادداشت محرمانه برای نکات رفتاری و حساس تماس با مخاطب است؛ با احتیاط بنویسید.

---

## ۶. پرونده درخواست خرید

### ۶.۱ ایجاد پرونده جدید

1. **پرونده‌ها → ایجاد** (یا از مسیر مشابه در سیستم).
2. عنوان و توضیح را بنویسید.
3. سازمان مشتری و کارشناس مسئول را انتخاب کنید.
4. اولویت، ارز (معمولاً EUR یا IRR) و در صورت نیاز **ترم تحویل (Incoterm)** مثل CPT، CFR، DDP را مشخص کنید.
5. ذخیره کنید.

سیستم یک **شماره پرونده** خودکار می‌دهد (مثلاً شبیه `CASE-000001`). این شماره را در ایمیل‌ها هم می‌توانید استفاده کنید تا سیستم ایمیل را به پرونده وصل کند.

### ۶.۲ صفحه پرونده چه چیزهایی دارد؟

- اطلاعات کلی و وضعیت فعلی
- تغییر وضعیت (با قوانین گردش‌کار)
- خط زمانی (دیدگاه، گزارش تماس، پاسخ، لایک/ایموجی)
- پیوست فایل
- تحویل، مطالبه و پرداخت
- اسناد مرتبط

### ۶.۳ گزارش تماس تلفنی

در خط زمانی:

1. نوع را **گزارش تماس** بگذارید.
2. متن گزارش را بنویسید.
3. زمان/جهت تماس را در صورت نمایش فیلدها پر کنید.
4. ثبت کنید.

گزارش تماس از دیدگاه عادی متمایز دیده می‌شود.

### ۶.۴ منشن کردن همکار

در متن دیدگاه بنویسید: `@نام`

لیست پیشنهاد کاربران ظاهر می‌شود. با منشن، برای آن کاربر **اعلان** می‌رود.

### ۶.۵ پیوست فایل

- فرمت‌های رایج: PDF، Word، تصویر، ZIP و ...
- حداکثر حجم طبق تنظیمات سرور (در طراحی تا حدود ۵۰ مگابایت در نظر گرفته شده)
- بعد از آپلود، لینک فایل در همان پرونده دیده می‌شود.

---

## ۷. پایپ‌لاین (کانبان)

1. منوی **پایپ‌لاین** را باز کنید.
2. هر ستون یک **وضعیت** است (مثلاً درخواست دریافتی، منتظر پیشنهاد فنی، برنده شده، ...).
3. کارت هر پرونده را می‌توانید با ماوس به ستون دیگر بکشید (**Drag & Drop**).
4. اگر انتقال مجاز نباشد، سیستم پیام خطا می‌دهد.
5. برای بعضی وضعیت‌ها (مثل باخت یا توقف) ممکن است **دلیل** لازم باشد.

روی کارت کلیک کنید تا وارد صفحه پرونده شوید.

**وضعیت‌های رایج (مفهومی):**

- دریافت درخواست  
- منتظر اطلاعات / پیشنهاد  
- پیشنهاد فنی / مالی  
- برد / خرید و حمل / مطالبات  
- توقف / باخت / بسته  

---

## ۸. وظایف

### برای مدیران

1. **وظایف → ایجاد وظیفه**
2. عنوان، توضیح، اولویت، موعد
3. مسئول را انتخاب کنید
4. در صورت نیاز پرونده یا مخاطب مرتبط
5. اگر **تیمی / همگانی** باشد، کارشناسان می‌توانند آن را ببینند (طبق قوانین دسترسی)

### برای کارشناسان

- وظایفی که به شما محول شده و وظایف تیمی را می‌بینید.
- معمولاً **ایجاد وظیفه جدید** برای کارشناس غیرفعال است.
- پس از انجام: وارد وظیفه شوید → یادداشت اختیاری → **انجام شد**.
- می‌توانید **چک‌لیست** داخل وظیفه را تیک بزنید.

### تقویم

منوی **تقویم** وظایف دارای موعد را روی روزهای ماه نشان می‌دهد. روزهای عقب‌افتاده معمولاً برجسته می‌شوند.

---

## ۹. اسناد (پیشنهاد فنی، مالی، فاکتور)

1. **اسناد → سند جدید** یا از داخل پرونده.
2. نوع سند را انتخاب کنید.
3. پرونده مرتبط و مبلغ خالص را وارد کنید.
4. **Incoterm** مهم است:
   - اگر ترم شبیه **CPT / CFR** باشد، معمولاً **مالیات ارزش افزوده صفر** در نظر گرفته می‌شود.
   - اگر **DDP** باشد، حدود **۱۰٪ VAT** به مبلغ اضافه می‌شود (طبق منطق طراحی سیستم).
5. ذخیره کنید.
6. در صورت نیاز نسخه جدید متن سند ثبت کنید؛ مدیر می‌تواند نسخه را **تأیید و قفل** کند.
7. **چاپ / PDF** از طریق صفحه چاپ مرورگر در دسترس است.

---

## ۱۰. مالی روی پرونده (تحویل، مطالبه، پرداخت)

روی صفحه پرونده:

1. **تحویل:** شماره/تاریخ/توضیح ثبت کنید.
2. **مطالبه:** مبلغ و سررسید را ثبت کنید.
3. **پرداخت:** روی همان مطالبه مبلغ پرداخت را وارد کنید تا وضعیت به جزئی/کامل پرداخت‌شده به‌روز شود.

گزارش **Aging مطالبات** برای مدیران، مطالبات باز و معوق را نشان می‌دهد.

---

## ۱۱. ایمیل‌ها (سطح کاربری)

- می‌توانید ایمیل خروجی ثبت/ارسال کنید (ارسال واقعی فقط اگر مدیر سرور SMTP را تنظیم کرده باشد).
- می‌توانید ایمیل ورودی را **دستی وارد** کنید.
- اگر در موضوع متنی شبیه شماره پرونده (`CASE-...`) باشد، سیستم سعی می‌کند ایمیل را به پرونده **لینک** کند.

---

## ۱۲. جستجو، گزارش و داشبورد

### جستجو

حداقل دو حرف تایپ کنید تا در پرونده، مخاطب، سازمان، سند و وظیفه جستجو شود.

### گزارش‌ها (مدیران)

- پایپ‌لاین (تعداد در هر وضعیت + نمودار)
- عملکرد کارشناسان
- وضعیت وظایف
- Aging مطالبات
- خروجی CSV پرونده‌ها

### داشبورد

شاخص‌های خلاصه مثل تعداد پرونده‌های باز و توزیع وضعیت — برای دید سریع مدیریتی.

---

## ۱۳. اعلان‌ها و پروفایل

### اعلان‌ها

وقتی وظیفه‌ای به شما داده شود، در پرونده منشن شوید، وضعیت پرونده عوض شود و رویدادهای مشابه، در **اعلان‌ها** پیام می‌آید. موارد خوانده‌شده را می‌توانید علامت بزنید.

### پروفایل

- نام نمایشی
- عکس پروفایل
- زبان رابط (فارسی / English) در صورت پشتیبانی صفحه

تغییر **ایمیل و رمز** فقط توسط **مدیر سیستم** انجام می‌شود.

---

## ۱۴. تنظیمات (فقط ادمین)

اگر ادمین هستید:

| بخش | کار |
|-----|-----|
| ماژول‌ها | روشن/خاموش کردن بخش‌ها (وظیفه، ایمیل، ...) |
| کاربران | ساخت کاربر و انتخاب نقش؛ تغییر ایمیل/رمز |
| قالب‌ها | سربرگ/بدنه/پاورقی اسناد و ایمیل + پیش‌نمایش |
| ظاهر | تم روشن/تیره و رنگ منو |
| فیلدهای سفارشی | فیلد اضافه برای پرونده/مخاطب/سازمان |
| Backup | دانلود JSON؛ بازیابی محدود جداول تنظیمات |
| 2FA | فعال‌سازی ساده احراز دو مرحله‌ای |

---

## ۱۵. نکات مهم کاری

1. **شماره پرونده** را در ایمیل‌ها بیاورید تا ردیابی آسان شود.  
2. برای باخت/توقف، دلیل را کامل بنویسید.  
3. گزارش تماس را جدا از یادداشت معمولی ثبت کنید.  
4. فایل‌های مهم را روی پرونده پیوست کنید، نه فقط در سیستم شخصی.  
5. وظایف را با موعد واقعی بسازید تا تقویم و گزارش معنادار باشد.  
6. اطلاعات محرمانه مخاطب را فقط در بخش محرمانه بنویسید.

---

## ۱۶. مشکلات رایج از دید کاربر

| مشکل | چه کار کنید |
|------|-------------|
| نمی‌توانم وارد شوم | بررسی حروف بزرگ/کوچک ایمیل؛ تماس با ادمین |
| منوی تنظیمات ندارم | نقش شما ادمین نیست |
| کانبان کارت را جابه‌جا نمی‌کند | انتقال غیرمجاز است یا دسترسی کافی نیست |
| پیوست باز نمی‌شود | به IT بگویید `storage:link` و دسترسی فایل را چک کند |
| ایمیل ارسال نشد | SMTP روی سرور تنظیم نشده؛ باز هم ممکن است در سیستم ثبت شده باشد |

---

## ۱۷. پشتیبانی

برای مشکلات فنی نصب و سرور با **تیم IT / ادمین سیستم** تماس بگیرید.  
این راهنما نحوه استفاده روزمره را پوشش می‌دهد و جایگزین آموزش نصب سرور نیست.

---

**پایان یوزرمنوال**  
سیستم RFQ-Core — مدیریت درخواست خرید صنعتی